Dental 2000 schafft mit Handyman und Uniconta mehr Transparenz im Servicegeschäft
Bessere Planung, eine lückenlose Anlagenhistorie und schnellere Abrechnung: Mit Handyman und Uniconta gestaltet Dental 2000 seine Serviceprozesse effizienter – und kann Zahnarztpraxen schneller helfen, wenn es darauf ankommt.
Wenn eine Zahnarztpraxis anruft, weil ein Kompressor oder eine Absauganlage ausgefallen ist, zählt jede Minute. Denn steht eine zentrale Anlage still, kann das schnell den gesamten Praxisbetrieb beeinträchtigen. Für Dental 2000 kommt es deshalb darauf an, schnell reagieren zu können, Einsätze intelligent zu planen und den Servicetechnikern alle relevanten Informationen für ihren Einsatz zur Verfügung zu stellen.
Um diese Abläufe zu unterstützen, setzt das Unternehmen auf Handyman in Verbindung mit dem ERP-System Uniconta. Die Integration schafft einen durchgängigen digitalen Prozess – von der Einsatzplanung und Dokumentation bis zur Abrechnung. So behält Dental 2000 auch bei einem vollen Auftragskalender den Überblick.
Auf einen Blick
Über Dental 2000
- Service für Zahnarztpraxen in weiten Teilen Jütlands
- Verkauf und Wartung von Dentalgeräten
- Geplante Wartungs- und Serviceeinsätze sowie kurzfristige Störungseinsätze
Die Lösung
- Handyman Field Service Management
- Integration mit Uniconta
- Digitale Einsatzplanung
- Vollständige Historie zu Geräten und Anlagen
- Materialerfassung
- Fotodokumentation
- Schnellere Abrechnung
Wenn die Praxis stillsteht, zählt jede Minute
Dental 2000 betreut Geräte und Anlagen, auf die Zahnarztpraxen im täglichen Betrieb angewiesen sind. Dazu gehören unter anderem Behandlungseinheiten, Autoklaven, Kompressoren und Absauganlagen. Fällt eine dieser zentralen Komponenten aus, kann das unmittelbare Auswirkungen auf den Praxisbetrieb haben.
„Wenn eine zentrale Anlage ausfällt, kann im schlimmsten Fall die gesamte Praxis stillstehen. Deshalb müssen wir schnell reagieren können“, erklärt Tommy Bøjstrup, Inhaber von Dental 2000.
Das Unternehmen kombiniert deshalb planbare Wartungs- und Serviceeinsätze mit kurzfristigen Störungseinsätzen. Gerade dieses Zusammenspiel stellt hohe Anforderungen an die Einsatzplanung.
„Natürlich haben wir viele geplante Serviceeinsätze. Aber ein wichtiger Teil unseres Geschäfts besteht auch darin, schnell vor Ort sein zu können, wenn etwas ausfällt“, sagt Tommy Bøjstrup.
Mehr Eigenständigkeit für die Techniker – und trotzdem den Überblick behalten
Bei Dental 2000 findet die Einsatzplanung nicht ausschließlich im Büro statt. Die Techniker koordinieren einen großen Teil ihrer kurzfristigen Einsätze selbst. Geplante Service- und Wartungstermine sowie weitere Aufträge werden dagegen zentral über Handyman Office geplant.
Für Dental 2000 hat sich diese Kombination bewährt.
„Wir können unsere Kalender heute viel leichter überblicken und die verfügbaren Kapazitäten besser nutzen“, sagt Tommy Bøjstrup.
Gleichzeitig lassen sich in Handyman bestehende Servicepläne für vergleichbare Anlagen wiederverwenden. Das ist für Dental 2000 besonders relevant, da das Unternehmen häufig identische oder ähnliche Geräte bei verschiedenen Kunden betreut.
„Wir können heute einen Basisplan mit Materialien, Zeiten und Beschreibungen erstellen und diesen mit allen relevanten Geräten verknüpfen. Ändert der Hersteller etwas, muss ich die Anpassung nur noch an einer Stelle vornehmen. Das wird uns langfristig viel Zeit sparen“, erklärt Tommy Bøjstrup.
Die Anlagenhistorie macht den Unterschied
Wenn Tommy Bøjstrup nur eine Funktion von Handyman hervorheben dürfte, müsste er nicht lange überlegen:
Die Historie.
Alle Geräte werden im System erfasst und jeder Serviceeinsatz mit dem jeweiligen Gerät beziehungsweise der Anlage verknüpft. Dadurch kann jeder Techniker direkt nachvollziehen, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden.
„Die Historie ist für uns eine große Hilfe. Sie beschleunigt die Fehlersuche und erleichtert gleichzeitig die Kommunikation mit unseren Kunden. Bei einem Kunden sind oft verschiedene Techniker im Einsatz. Jetzt sehen wir sofort, was der Kollege beim letzten Besuch gemacht hat.“
Besonders wertvoll ist das bei wiederkehrenden Störungen.
„Manche Fehler treten nach einigen Monaten erneut auf. Dann können wir genau nachsehen, was beim letzten Mal gemacht wurde. Das hilft uns enorm dabei, die eigentliche Ursache zu finden.“
Die Ergebnisse
- Mehr Transparenz in der Einsatzplanung
- Zentrale Historie für Geräte und Anlagen
- Schnellere Fehlersuche
- Geringere Kapitalbindung im Lager
- Schnellere Abrechnung
- Bessere und nachvollziehbare Dokumentation
Dokumentation wird zum festen Bestandteil des Serviceprozesses
Die Servicetechniker von Dental 2000 erfassen bereits Arbeitszeiten, verwendete Materialien und Tätigkeitsbeschreibungen digital. Auch Fotos gehören inzwischen selbstverständlich zur Dokumentation eines Einsatzes.
„Die Fotodokumentation nutzen wir sehr häufig. Sie vermeidet Unklarheiten, weil wir genau dokumentieren können, wie die Situation vor Ort ausgesehen hat.“
Der nächste Schritt sind digitale Serviceberichte und Checklisten. Heute werden diese teilweise noch auf Papier ausgefüllt. Das soll sich ändern.
„Dann liegen die Berichte direkt zusammen mit der gesamten Historie vor, und der Kunde kann sie unmittelbar erhalten.“
Für Tommy Bøjstrup geht es dabei nicht nur darum, Papier zu vermeiden. Entscheidend ist, sämtliche Informationen und Nachweise zentral verfügbar zu haben.
„Wir haben die gesamte Dokumentation an einem Ort und können sie dem Kunden direkt digital zur Verfügung stellen. Das macht vieles deutlich einfacher.“
Bessere Planung reduziert die Kapitalbindung im Lager
Einer der Vorteile, die Tommy Bøjstrup selbst überrascht haben, betrifft nicht unmittelbar die Arbeit der Techniker, sondern die Lagerhaltung.
Da die kommenden Serviceeinsätze in Handyman geplant sind, lässt sich frühzeitig erkennen, welche Ersatzteile und Materialien in den nächsten Wochen benötigt werden.
„Heute kann ich sehen, welche Serviceeinsätze im kommenden Monat anstehen, und die benötigten Teile entsprechend bestellen.“
Dadurch muss Dental 2000 weniger Material auf Vorrat halten.
„In vielen Bereichen konnten wir unsere Kapitalbindung im Lager reduzieren. Wir wissen viel genauer, was wir wann benötigen.“
Vom abgeschlossenen Auftrag schneller zur Rechnung
Sobald ein Techniker seinen Auftrag in Handyman abschließt, werden die relevanten Daten an Uniconta übergeben. Dort steht die Grundlage für die Abrechnung direkt zur Verfügung.
Früher konnte es vorkommen, dass abgeschlossene Aufträge zunächst liegen blieben, bis im Büro Zeit für die Abrechnung war. Heute sind Arbeitszeiten, Materialien und weitere relevante Informationen bereits digital erfasst.
„Wir können unsere Rechnungen jetzt direkt versenden. Das verbessert unseren Cashflow deutlich.“
Digitalisierung Schritt für Schritt
Obwohl Dental 2000 bereits konkrete Vorteile erzielt, sieht Tommy Bøjstrup weiteres Potenzial. Das Unternehmen hat sich bewusst dafür entschieden, Handyman schrittweise einzuführen.
Zunächst lag der Fokus darauf, Einsatzplanung, Materialerfassung und Tätigkeitsbeschreibungen in den digitalen Prozess zu integrieren. Als Nächstes folgen digitale Serviceberichte und Checklisten.
„Wir bauen das Ganze Schritt für Schritt auf. So stellen wir sicher, dass wir einen Prozess wirklich beherrschen, bevor wir den nächsten angehen.“
Besonders freut er sich darauf, künftig die gesamte Servicedokumentation digital an einem Ort verfügbar zu haben. Doch schon heute fällt sein Fazit eindeutig aus:
„Es gibt viele kleine Bereiche, in denen wir Zeit und Geld sparen.“
