HÖRMANN Warnsysteme verbindet Außendienst und Business Central mit Handyman

Mit 11 Standorten, 67 Servicetechnikern im Außendienst und komplexen Installationsprojekten benötigte HÖRMANN Warnsysteme einheitliche Prozesse und eine bessere Datengrundlage. Durch die Kombination von Handyman und Microsoft Business Central schafft das Unternehmen heute einen durchgängigen Informationsfluss zwischen Außendienst, Projektmanagement, Lager und Controlling.

HÖRMANN Warnsysteme entwickelt, installiert und wartet Sirenen- und Warnsysteme in ganz Deutschland. Das Unternehmen ist Teil der HÖRMANN Gruppe und betreibt 11 Standorte, verteilt auf vier Regionen.

Wie viele wachsende Unternehmen stand auch HÖRMANN vor der Herausforderung, dass sich über die Jahre unterschiedliche Arbeitsweisen etabliert hatten.

„Wenn man gefragt hat: ‚Wie macht ihr das denn?‘, war es nicht selten, dass ich sechs verschiedene Antworten bekommen habe.“

Das erzählt Corinna Carranza, Project Lead bei HÖRMANN Warnsysteme.

Um die Prozesse zu vereinheitlichen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung von Microsoft Business Central als zentrales ERP-System. Gleichzeitig wurde eine mobile Lösung für Monteure und Servicetechniker gesucht.

Die Wahl fiel auf Handyman.

Die mobile Erweiterung von Business Central

Für HÖRMANN ging es nicht nur darum, den Technikern eine mobile App zur Verfügung zu stellen.

Das Ziel war vielmehr, einen durchgängigen Prozess zwischen Projektplanung, Ausführung, Materialwirtschaft und Projektcontrolling zu schaffen.

Wenn ein neues Sirenenprojekt in Business Central angelegt wird, werden die projektrelevanten Materialien und Stammdaten automatisch an Handyman übertragen. Dort können die Informationen im weiteren Verlauf um Dokumentationen, Fotos und zusätzliche Projektdetails ergänzt werden.

Die Monteure erhalten damit direkten Zugriff auf:

• Kundendaten
• Standorte
• Materiallisten
• Arbeitsaufträge
• Dokumentationen
• Fotos und Anhänge

Direkt auf ihrem Tablet.

„Der Monteur sieht auf seinem Tablet genau, was er verbauen muss, was der Plan ist und wo er hinfahren muss.“

Heute nutzt HÖRMANN Handyman für Installationen, Wartungen, Reparaturen und Störungsmeldungen.

Von der Leistungserfassung direkt ins Projekt

Den größten Mehrwert sieht Corinna Carranza nicht nur in der mobilen Datenerfassung selbst, sondern vor allem in den Folgeprozessen.

Nach Abschluss eines Auftrags erfasst der Monteur Materialverbräuche, Zeiten und Kilometer direkt in Handyman. Die Informationen werden anschließend automatisch an Business Central zurückgegeben.

Dort können Projektleiter die Daten prüfen und anschließend direkt in die Projektabrechnung übernehmen.

„Mit einem Knopfdruck werden alle Verbräuche in das Projekt übertragen – Materialverbrauch, Lagerbuchungen und Aufwände.“

Vor der Einführung waren viele dieser Schritte manuell.

Servicetechniker reichten Wochenberichte ein, die anschließend von Sachbearbeitern erfasst wurden. Materialverbräuche wurden oft erst Wochen nach Abschluss einer Installation nachgetragen.

„Die Materialverbräuche wurden auch immer manuell eingegeben und oft erst Wochen nach der Installation. Dementsprechend wurden die Verbräuche auch erst Wochen später aus dem Lager ausgebucht.“

Das führte zu zusätzlichem Aufwand und erschwerte die Transparenz über Lagerbestände und Projektkosten.

Einheitliche Prozesse schaffen bessere Daten

Auch wenn sich das Unternehmen noch mitten in seiner Weiterentwicklung befindet, sieht HÖRMANN bereits heute deutliche Vorteile.

Vor der Einführung waren Informationen über verschiedene Systeme, Excel-Dateien und lokale Arbeitsweisen verteilt.

„Alleine die Daten ins Handyman zu kriegen war eine Mammutaufgabe.“

Mit der neuen Systemlandschaft werden Informationen deutlich strukturierter erfasst und stehen zentral zur Verfügung.

Dadurch entstehen neue Möglichkeiten für Auswertungen, Planung und Unternehmenssteuerung.

„Der größte Vorteil wird noch kommen. Jetzt bekommen wir endlich die Daten, die wir brauchen.“

Der größte Nutzen liegt im Gesamtprozess

Aus Sicht von Corinna Carranza wird der Nutzen digitaler Lösungen häufig nur daran gemessen, ob Techniker schneller arbeiten können.

Bei HÖRMANN liegt der eigentliche Mehrwert jedoch an anderer Stelle.

Die tatsächliche Erleichterung ist nicht nur beim Servicetechniker, sondern auch im Gesamten – im Backoffice und im Controlling zu erkennen.“

Die Techniker erfassen ihre Arbeit weiterhin vor Ort. Der Unterschied besteht darin, dass die Informationen heute unmittelbar für nachgelagerte Prozesse genutzt werden können.

Das reduziert manuellen Aufwand und verbessert die Datenqualität im gesamten Unternehmen.

Grundlage für die nächsten Entwicklungsschritte

HÖRMANN sieht weiterhin großes Potenzial in der Zusammenarbeit mit Handyman.

Geplant sind unter anderem weitere Optimierungen in der Ressourcenplanung sowie eine noch engere Verzahnung von Lagerprozessen und mobilen Arbeitsabläufen.

Die Grundlage dafür ist bereits geschaffen: ein gemeinsames ERP-System, standardisierte Prozesse über alle 11 Standorte hinweg und ein durchgängiger Informationsfluss zwischen Außendienst und Business Central.

Und wenn Corinna Carranza den größten Nutzen von Handyman in einem Satz zusammenfassen soll?

Die Antwort kommt sofort:

„Die Daten.“