MCZ Danmark: Handyman schafft Transparenz und gibt Technikern die Freiheit zur eigenen Planung
Mit Handyman hat MCZ Danmark mehr Transparenz im Servicegeschäft gewonnen, den Technikern die eigenständige Einsatzplanung ermöglicht – und gleichzeitig die Lizenzkosten reduziert.
Als MCZ Danmark von Navision auf Microsoft Business Central umstellte, suchte das Unternehmen gleichzeitig nach einer Service-Lösung, die sich nahtlos ins Microsoft Business Central integrieren lässt und das Servicegeschäft effizienter macht – ohne dass die Lizenzkosten ausufern.
Die Wahl fiel auf Handyman. Heute verfügt MCZ Danmark über ein Service-Tool, das perfekt zur eigenen Arbeitsweise passt: mit eigenverantwortlich arbeitenden Technikern, dezentraler Planung und engem Kundenkontakt.
Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von geringeren IT-Kosten:
„Für mich ist es wichtig, dass die laufenden IT-Kosten überschaubar bleiben“, sagt Sune Søgaard. „Mit Handyman kaufe ich Lizenzen pro Techniker – sie benötigen keine zusätzliche Business Central-Lizenz.“
Serviceorganisation mit Fokus auf Eigenverantwortung
Die Servicetechniker von MCZ Danmark betreuen überwiegend Privatkunden in klar definierten geografischen Gebieten. Die Einsatzplanung erfolgt dabei nicht zentral im Büro. Stattdessen erhalten die Techniker ihre Aufträge und organisieren ihre Termine eigenständig.
Diese Arbeitsweise ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Die Techniker führen nicht nur Serviceeinsätze durch – sie übernehmen auch Verantwortung für Planung, Kundenkommunikation und teilweise auch Zusatzverkäufe.
Mehr Übersicht durch die Kalenderfunktion
MCZ Danmark nutzt heute hauptsächlich Handyman Office. Das passt gut zu einem Arbeitsalltag, in dem die Techniker vom Laptop im Fahrzeug oder von zu Hause aus arbeiten.
Ein wesentlicher Mehrwert ist die Kalenderfunktion. Während früher mit statischen Serviceauftragslisten gearbeitet wurde, steht heute ein visuelles Planungstool zur Verfügung, das sowohl Technikern als auch der Verwaltung einen deutlich besseren Überblick bietet.
„Heute sehen wir, was die Techniker für die kommende Woche geplant haben – und auch rückblickend, ob Aufgaben noch offen sind“, erklärt Sune Søgaard.
Das erleichtert die Kontrolle freier Kapazitäten, die geografisch sinnvolle Bündelung von Einsätzen und gibt der Unternehmensleitung deutlich mehr Transparenz über die Auslastung im Service.
Nahtlose Zusammenarbeit dank integrierter Daten
Handyman dient bei MCZ Danmark auch als praktisches Bindeglied zwischen Technikern und Büro. Besonders wichtig ist das Kommentarfeld, über das Informationen direkt zurück an Business Central übertragen werden. Hier dokumentieren die Techniker Kundenabsprachen, Besonderheiten vor Ort oder Hinweise für die Abrechnung.
Auch die Lagerverwaltung ist integriert: Ersatzteile und Materialien in den Servicefahrzeugen sind direkt mit Business Central verknüpft.
„Die Techniker sehen jederzeit, welche Ersatzteile sie im Fahrzeug verfügbar haben“, erklärt Søgaard. „Alles ist vollständig mit Business Central integriert.“
Auch bei Garantiefällen spielt die Integration eine zentrale Rolle. Wichtige Informationen wie Seriennummer, Kaufdatum und Garantiezeitraum stehen den Technikern direkt beim Kunden zur Verfügung.
Schnelle Implementierung ohne großen Aufwand
Die Einführung von Handyman verlief bei MCZ Danmark reibungslos. Die Integration in Business Central sowie die Systemeinrichtung konnten schnell umgesetzt werden, sodass der operative Betrieb zügig starten konnte.
„Das lief wirklich gut“, erinnert sich Sune Søgaard. „Die Implementierung ging schnell, und nach wenigen Tests war klar, dass alles wie gewünscht funktioniert.“
Besonders hebt er die Zusammenarbeit mit dem Handyman-Berater hervor:
„Die Umsetzung war sehr professionell. Und auch im Nachgang habe ich bei Fragen immer schnell Unterstützung bekommen.“
Weiteres Potenzial für die Zukunft
Aktuell nutzt MCZ Danmark Handyman vor allem für die Erstellung, Planung, Durchführung und den Abschluss von Serviceaufträgen. Gleichzeitig sieht das Unternehmen weiteres Potenzial in der Lösung.
Ein nächster Schritt ist, dass Techniker Serviceaufträge für bestehende Kunden direkt selbst im System anlegen können. Das soll das Büro entlasten und die Eigenständigkeit weiter erhöhen.
Darüber hinaus stehen bereits heute Funktionen wie mobile Fotodokumentation, automatisierte Kundenkommunikation und weitere Features in Handyman zur Verfügung, die von den MCD-Kunden in Kürze aktiv eingesetzt werden.
„Im System steckt noch viel Potenzial, das wir bisher nicht nutzen“, sagt Sune Søgaard. „Aber das kommt noch.“
So nutzt MCZ Danmark Handyman im Alltag
Im täglichen Einsatz fungiert Handyman als Verbindung zwischen Büro, Technikern und Business Central. Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten – und genau das ist ein wesentlicher Vorteil.
- Serviceauftrag in Business Central erstellen
Das Büro legt den Auftrag in Business Central an – z. B. für Reparaturen, Garantiefälle oder automatisch generierte Serviceeinsätze aus Wartungsverträgen.
- Automatische Übergabe an Handyman
Der Auftrag wird direkt in Handyman verfügbar gemacht.
- Eigenständige Einsatzplanung durch den Techniker
Der Techniker sieht den Auftrag, plant ihn in seinen Kalender ein, kombiniert ihn mit anderen Einsätzen in der Region und kontaktiert den Kunden selbst. Diese eigenständige Terminplanung ist ein zentraler Bestandteil der Arbeitsweise bei MCZ Danmark.
- Durchführung und Dokumentation
Nach dem Einsatz dokumentiert der Techniker seine Arbeit in Handyman. Teile der Arbeitsweise erfolgen weiterhin bewusst einfach und teilweise analog. Erfasst werden unter anderem:
- durchgeführte Arbeiten
- verwendete Materialien und Ersatzteile
- feste Servicepauschalen
- interne Kommentare
- Abschluss des Auftrags
- Rückübertragung zur Fakturierung
Nach Abschluss werden alle Daten an Business Central übergeben und stehen dort für die Rechnungsstellung zur Verfügung.
Über MCZ Danmark
MCZ Danmark importiert seit dem Jahr 2000 Pelletöfen und Kaminöfen des italienischen Familienunternehmens MCZ. Als erster Importeur hat das Unternehmen zudem eine eigene landesweite Serviceorganisation aufgebaut.
Zum Leistungsangebot gehören unter anderem:
- Inbetriebnahmen neu installierter Pelletöfen
- Serviceverträge mit erweiterter Garantie
- jährliche Wartungen zu Festpreisen
- Reparatureinsätze
