Hydrobar verkauft Wartung, bevor der Kunde danach fragt

Bei Hydrobar Hydraulik und Pneumatik GmbH beginnt guter Service lange vor dem eigentlichen Einsatz beim Kunden. Mit Handyman behält das Unternehmen anstehende Wartungen im Blick, plant seine Servicetechniker und sorgt für einen durchgängigen Prozess vom Auftrag bis zur Dokumentation und Abrechnung.

Hydraulische Anlagen müssen zuverlässig funktionieren – und regelmäßig gewartet werden. Für die Kunden von Hydrobar bedeutet das jedoch nicht, dass sie jeden Wartungstermin selbst im Kalender behalten müssen.

Das übernimmt Hydrobar.

Das Unternehmen ist seit mehr als 30 Jahren in der Hydraulik tätig und verbindet technischen Handel mit Service direkt beim Kunden. Rund 20 Mitarbeiter gehören zum Unternehmen, sieben bis acht Servicetechniker führen Wartungs- und Servicearbeiten an industriellen Anlagen durch.

Handyman unterstützt Hydrobar dabei, diese Einsätze zu planen und die wiederkehrenden Wartungen systematisch im Blick zu behalten.

Service beginnt, bevor der Kunde anruft

Für Bestandskunden sind die relevanten Informationen zu Wartungen und Wartungsintervallen in Handyman hinterlegt. Raffaele Terrazano, der bei Hydrobar unter anderem für Wartungssoftware und Einsatzplanung zuständig ist, legt die Termine so an, dass anstehende Wartungen bereits ein bis zwei Monate vorher sichtbar werden.

Hydrobar kann dadurch frühzeitig aktiv werden und dem Kunden ein Angebot für die anstehende Wartung erstellen.

„Wir bekommen rechtzeitig die Meldung, welche Wartung bei welchem Kunden ansteht. Der Kunde muss also nicht selbst daran denken“, erklärt Raffaele Terrazano.

Aus einer technischen Funktion wird damit ein wichtiger Bestandteil der Kundenbetreuung: Hydrobar kann Wartungen vorausschauend organisieren, statt erst zu reagieren, wenn der Kunde selbst auf einen Termin aufmerksam wird.

Ein Auftrag, ein Datenfluss: vom ERP-System bis zum Techniker vor Ort

Hydrobar arbeitet mit dem ERP-System Miclas, das mit Handyman zusammenspielt. Auftragsinformationen, z.B. für anstehende Reparaturen werden an Handyman übergeben und stehen anschließend für die Planung und Durchführung des Einsatzes zur Verfügung.

Die Servicetechniker erhalten ihre Aufträge über Handyman Mobile auf dem Tablet. Vor Ort sehen sie aber nicht nur, welche Arbeiten aktuell durchgeführt werden sollen: In Handyman Mobile ist auch die gesamte Service-Historie der Anlage verfügbar, so dass der Techniker genau Bescheid weiß, wann welcher Einsatz mit welchem Ergebnis in der Vergangenheit durchgeführt wurde. In Handyman Mobile können die Techniker natürlich auch ihre Tätigkeiten dokumentieren und verwendetes Material erfassen. Anschließend kann der Kunde den Auftrag direkt digital unterschreiben.

Die Informationen kommen zurück ins Büro

Mit dem Abschluss des Einsatzes endet der digitale Prozess aber noch nicht. Die Informationen fließen direkt zurück in Miclas und stehen dort für die weitere Bearbeitung und Abrechnung zur Verfügung.

So verbindet Hydrobar die Arbeit im Büro mit dem Einsatz beim Kunden: von der anstehenden Wartung über Angebot und Planung bis zur ausgeführten und dokumentierten Leistung.

Geschäftsführer Markus Bartsch: „Der Techniker dokumentiert vor Ort, der Kunde unterschreibt direkt, und die Informationen laufen zurück in unser ERP. Wir müssen nichts nacherfassen.”

Eine Lösung, die im Alltag funktioniert

Hydrobar arbeitet bereits seit vielen Jahren mit Handyman. Für Markus Bartsch ist neben den Funktionen deshalb auch entscheidend, wie zuverlässig eine Lösung im täglichen Betrieb funktioniert.

„Wir sind mit Handyman sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit und auch das Customizing haben von Anfang an gut funktioniert – und im täglichen Ablauf haben wir eigentlich wenig bis keine Probleme“, sagt Markus Bartsch.

Auch wenn Fragen auftauchen, weiß das Team, wo es Unterstützung bekommt. „Wenn wir Fragen hatten, wurde uns immer geholfen“, ergänzt Raffaele Terrazano.

Für Hydrobar ist Handyman damit längst mehr als ein Werkzeug für einzelne Serviceaufträge. Die Lösung hilft dem Unternehmen, wiederkehrende Wartungen strukturiert zu organisieren, den Servicetechnikern die notwendigen Informationen mitzugeben und den gesamten Prozess transparent zu halten.

Und für den Kunden zeigt sich der Nutzen auf eine sehr einfache Weise: Hydrobar weiß, wann die nächste Wartung ansteht – damit der Kunde nicht selbst daran denken muss.