ABO Energy Services GmbH bündelt seine Serviceprozesse mit Handyman
Für die ABO Energy Services GmbH bedeutet Service für Windkraft mehr als nur Technik: Das Unternehmen will seinen Servicetechnikern die besten Voraussetzungen bieten, um Windenergieanlagen zuverlässig mit höchster Verfügbarkeit am Laufen zu halten und so eine nachhaltige Partnerschaft mit den Betreiber und Kunden sicherzustellen. Mit der Field-Service-Lösung Handyman von GSGroup verfolgt ABO Energy Services das Ziel, alle Arbeitsabläufe, Dokumentationen, Aufträge und Plandaten in einer zentralen, integrierten Lösung zusammenzuführen – zum langfristigen Vorteil von Technikern, Verwaltung und Kunden gleichermaßen.
Schnelles Handeln ist entscheidend
Steht eine Windenergieanlage still, wird kein Strom produziert – umso wichtiger ist es, schnell auf Störungen zu reagieren.
„Wenn eine Störung auftritt, müssen wir schnell handeln und die Anlage um die Ursachen zu identifizieren und die Anlage wieder in Betrieb nehmen. Gleichzeitig setzen wir auf verstärkt auf die Ausweitung vorbeugender Wartung und erweiterter Maßnahmen, damit Störungen oder gar Ausfälle möglichst gar nicht erst entstehen“, erklärt Heiko Kober, Geschäftsführer der ABO Energy Services GmbH.
Die ABO Energy Services GmbH betreut Windenergieanlagen in ganz Deutschland und übernimmt planmäßige Wartungen, präventive Maßnahmen, sowie die Reparatur und Behebung akuter Störungen. Da die Servicetechniker im ganzen Land verteilt arbeiten, sind Koordination, verlässliche Dokumentation und ein schneller Informationsaustausch besonders wichtig – Aufgaben, die heute über die Field-Service-Management-Lösung Handyman laufen.
Von der Systemlandschaft zur zentralen Plattform
Vor der Einführung von Handyman arbeitete ABO Energy Services GmbH noch papiergestützt sowie mit mehreren, nicht integrierten Altsystemen und folglich auch uneinheitlichen Prozessen nebeneinander.
„Wir hatten eine sehr keine funktionierende Systemlandschaft. Einige Bereiche arbeiteten noch mit höchst fehleranfälligen sowie ineffizienten manuellen Prozessen, andere mit unreifen Stand-Alone-Systemen, die zudem bei weitem nicht alle notwendigen Funktionalitäten darstellen konnten. “, berichtet Heiko Kober.
Das Ziel war entsprechend klar umrissen: eine verlässliche, einheitliche Lösung, die Techniker, Supportfunktionen und Verwaltung sowie das zur gleichen Zeit ebenso neu eingeführte ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und auch die Personalzeitwirtschaft miteinander verbindet.
Einführung mit höchster Komplexität und unter Zeitdruck
Besonders anspruchsvoll war die Komplexität aus der parallelen Einführung des in der Systemlandschaft führenden ERP-Systems, der Applikationen für die Personalzeitwirtschaft sowie Handyman innerhalb eines höchst ambitionierten, aber zwingenden, sehr engen Zeitrahmens: Die Zusammenführung zweiter Vorgängerunternehmen verlangte, dass die neue Lösung in weniger als einem halben Jahr nach Auswahl produktiv ging. Möglich wurde das vor allem durch die Entscheidung für die bewährte und als zukunftsorientiert erkannte Standardlösung Handyman sowie die seit dieser Zeit sehr enge, partnerschaftlich-konstruktive Zusammenarbeit mit GSGroup.
„Dank der Standardlösung und der engen Zusammenarbeit mit GSGroup haben wir die Einführung von Handyman mit Business Central und der Anbindung an die Personal-zeitwirtschaftsysteme in diesem Zeitraum trotz vieler Hürden und manch notwendiger Kompromisse schließlich geschafft“, sagt Heiko Kober.
Der Techniker steht im Mittelpunkt
Für die ABO Energy Servies GmbH war entscheidend, dass die neue Gesamtlösung den Arbeitsalltag der Servicetechniker sowie der Innendienstbereiche durch einheitliche, effiziente IT-Tools und Prozesse vereinfacht und die Grundlage für das anvisierte Wachstum schafft.
„Alles beginnt bei unseren Servicetechnikerinnen und Servicetechnikern. Wenn sie ihre Arbeit nicht effizient erledigen können, wirkt sich das auf die gesamte Organisation aus. Deshalb wollten wir ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit umfassend unterstützt und erleichtert“, sagt Heiko Kober.
Mit Handyman Mobile haben Techniker heute direkten Zugriff auf:
- Arbeitsaufträge und Auftragsinformationen
- Dokumente und Arbeitsanweisungen
- Checklisten und Serviceprotokolle
- Zeit- und Materialerfassung
- den aktuellen Bestand ihres Fahrzeuglagers
- Standortdaten der Windenergieanlagen
- alle wichtigen Informationen – auch offline
So dokumentieren Techniker ihre Arbeit direkt vor Ort, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.
Die installierte Basis vollständig im Griff
Eine zentrale technische Herausforderung war die umfassenden Anforderungen der ABO Energy Services GmbH. Gemeinsam mit der GS.Group wurde Handyman so erweitert, daß es diese abbilden kann: Von der teilweise automatischen Erzeugung von verschiedenen Auftragsarten, der Verbuchung aller Leistungsbestandteile, der Auftragsstatusverfolgung über die kurz- und langfristige Planung bis hin zur Bereitstellung von Protokollen und Masken für die Serviceberichte. An der Umsetzung weiterer Anforderungen wird gemeinsam mit Nachdruck gearbeitet.
„Gemeinsam mit der GS-Group haben wir durch unsere Umsetzung die Grundlagen geschafft, um Handyman als eine der führenden Field-Service-Applikation in dem Bereich der Erneuerbaren Energien zu etablieren“ hob Heiko Kober hervor.
Offline-Nutzung ist unverzichtbar
Viele Windenergieanlagen liegen in abgelegenen Gebieten mit eingeschränkter Mobilfunkverbindung – ein Grund, warum die Offline-Funktionalität bei der Auswahl der Lösung eine wichtige Rolle spielte.
„An vielen Standorten haben wir nur eine schlechte oder gar keine Netzabdeckung. Unsere Techniker arbeiten deshalb offline und synchronisieren die Daten, sobald wieder eine stabile Verbindung verfügbar ist. Das funktioniert für uns sehr gut“, erklärt Antje Pleissner, Head of Digitization and Continuous Improvement.
Zusätzlich sind die Koordinaten aller Windenergieanlagen in Handyman hinterlegt, sodass Techniker direkt zur richtigen Anlage navigieren können – hilfreich, da viele Standorte über die klassische Adressnavigation kaum zu finden sind.
„Früher wurden die Koordinaten auf unterschiedlichen Wegen weitergegeben – per E-Mail oder über andere Systeme. Heute haben wir alles an einem Ort in Handyman. Das schätzen unsere Techniker sehr“, sagt Antje Pleissner.
Nahtlose Integration mit Business Central
Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von Handyman war die Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central: Auftragsdaten, Materialverbrauch, Lagerbewegungen und Servicehistorien werden automatisch zwischen beiden Systemen ausgetauscht. Das reduziert doppelte Dateneingaben und verbessert die Datenqualität – inklusive vollautomatischer Rückmeldung der Aufträge, einem Automatisierungsgrad, den nur wenige Kunden erreichen. Eine zusätzliche Schnittstelle zur Zeitwirtschaft sorgt dafür, dass Techniker ihre Arbeitszeiten nur einmal erfassen müssen.
„Wir wollten eine Lösung, die sich für die Anwender wie ein einziges System anfühlt, auch wenn mehrere Anwendungen im Hintergrund zusammenarbeiten“, erklärt Heiko Kober.
Gleichzeitig legte ABO Energy Services GmbH Wert auf eine Standardlösung ohne umfangreiche Individualanpassungen.
„Wir wussten, dass Sonderanpassungen Prozesse langfristig unflexibel machen können. Deshalb wollten wir eine Standardplattform, die laufend weiterentwickelt wird und die Anforderungen vieler Unternehmen erfüllt“, so Kober.
Mehr Transparenz und bessere Daten
Früher fehlte ABO Energy Services GmbH die Grundlage, um Kennzahlen sinnvoll zu definieren und auszuwerten. Mit Handyman hat sich das geändert.
„Mit Handyman haben wir die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit geschaffen. Dadurch können wir unsere Prozesse besser analysieren und datenbasiert optimieren“, sagt Heiko Kober.
Mehr als Software – eine partnerschaftliche Zusammenarbeit
Neben der Software hebt ABO Energy Services GmbH auch die Zusammenarbeit mit Handyman hervor.
„Von Anfang an haben wir einen sehr lösungsorientierten Ansatz erlebt. Es ging nicht darum, theoretische Möglichkeiten zu diskutieren, sondern gemeinsam praktikable Lösungen zu finden. Das passt sehr gut zu unserer eigenen Arbeitsweise“, sagt Heiko Kober.
Was wäre ohne Handyman?
„Die Techniker würden ihr wichtigstes Arbeitswerkzeug verlieren. Handyman ist heute die Plattform, über die sie ihre Aufträge erhalten, Informationen abrufen und ihre Arbeit dokumentieren“, sagt Antje Pleissner.
Heiko Kober ergänzt: „Wir müssten mit Übergangslösungen arbeiten, die vieles komplizierter machen würden – mit Folgen für die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter.“
Für ABO Energy Services GmbH steht fest: Digitalisierung ist nicht nur eine Frage von Software und Prozessen, sondern vor allem eine Frage der Menschen, die täglich damit arbeiten.
Über ABO Energy Services GmbH
Die ABO Energy Services GmbH ist ein deutsches Serviceunternehmen, spezialisiert auf Wartung, Service und Entstörung von Windenergieanlagen und Batteriespeichersystemen verschiedener Hersteller. Das Unternehmen gehört zur internationalen Unternehmensgruppe ABO Energy KGaA, vormals ABO Wind.
